Rozliczanie faktur wystawionych w jednej walucie, a opłaconych w innej, może stanowić wyzwanie dla wielu przedsiębiorców. W szczególności, gdy faktura jest wystawiona w polskich złotych (PLN), a płatność odbywa się w euro (EUR), ważne jest, aby zrozumieć, jak prawidłowo dokonać rozliczenia. W artykule omówimy kluczowe aspekty tego procesu, bazując na najnowszych danych dotyczących roku 2026.
Jak rozliczyć fakturę w PLN, gdy płatność jest w euro?
Rozliczanie faktur w PLN, które są opłacane w euro, wymaga zrozumienia kilku kluczowych zasad związanych z różnicami kursowymi. Przede wszystkim, różnice kursowe występują, gdy kurs przeliczeniowy zastosowany przy wystawieniu faktury różni się od kursu użytego przy jej opłaceniu. Warto podkreślić, że w takich przypadkach nie powstaną różnice kursowe transakcyjne, ponieważ dokument sprzedaży i płatność nie są wyrażone w tej samej walucie.
W sytuacji, gdy faktura jest wystawiona w PLN, a zapłata dokonywana jest w euro, dochodzi do powstania różnic kursowych na rachunku walutowym. Ważne jest, by prawidłowo przeliczyć kwotę zapłaty na złote według kursu z dnia poprzedzającego wpłatę. W przypadku, gdy różnica kursowa jest dodatnia, stanowi ona przychód, natomiast jeśli jest ujemna, traktowana jest jako wydatek. Rozliczanie takich różnic odbywa się na podstawie dowodów wewnętrznych, które są ujmowane w odpowiednich kolumnach KPiR.
Przykład praktyczny
Przykładowo, jeśli przedsiębiorca wystawił fakturę na kwotę 5000 zł, a kontrahent dokonał płatności w wysokości 1171,54 euro, różnice kursowe będą uwzględniane tylko na rachunku walutowym. Nie powstaną różnice kursowe transakcyjne, ponieważ faktura była wystawiona w PLN. Wartość przeliczenia na PLN zależy od kursu obowiązującego w dniu poprzedzającym wpływ środków.
Różnice kursowe w przypadku płatności w walucie obcej
Różnice kursowe mogą wystąpić, gdy faktura jest wystawiona w walucie obcej, a zapłata również odbywa się w walucie obcej. W takich przypadkach zastosowanie mają przepisy dotyczące różnic kursowych, które regulują, jak należy je dokumentować i rozliczać. Przede wszystkim, różnice kursowe są ustalane na podstawie kursu dnia poprzedzającego wystawienie faktury oraz kursu obowiązującego w dniu płatności.
Zgodnie z przepisami, dodatnia różnica kursowa powstaje, gdy wartość zapłaty przeliczona na złote jest wyższa od wartości faktury przeliczonej według kursu z dnia wystawienia. Ujemna różnica kursowa występuje w sytuacji odwrotnej. Każda różnica kursowa jest dokumentowana w KPiR za pomocą dowodów wewnętrznych, co pozwala na prawidłowe rozliczenie w księgowości.
Automatyzacja rozliczeń
Nowoczesne systemy księgowe, takie jak wfirma.pl, oferują automatyczne wyliczanie różnic kursowych. Funkcjonalność ta pozwala zaoszczędzić czas i zminimalizować ryzyko błędów związanych z ręcznym przeliczaniem kursów. Po wprowadzeniu odpowiednich danych, system automatycznie oblicza różnice kursowe, które następnie są ujmowane w odpowiednich kolumnach KPiR. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na innych aspektach prowadzenia działalności.
Zmiana waluty rozliczenia w programach księgowych
W programach księgowych, takich jak Comarch ERP Optima, istnieje możliwość zmiany waluty rozliczenia dla dokumentów wystawionych w różnych walutach. Aby to zrobić, jeden z dokumentów musi być wystawiony w PLN, a drugi w walucie obcej. Dodatkowo, oba dokumenty muszą posiadać tę samą walutę rozliczenia. Zmiana waluty rozliczenia jest dostępna na zapisach kasowych/bankowych oraz w preliminarzu płatności.
Zmiana waluty rozliczenia jest kluczowa dla prawidłowego rozliczenia dokumentów wystawionych w różnych walutach, szczególnie w przypadku transakcji międzynarodowych.
Dzięki funkcji seryjnej zmiany waluty rozliczenia, użytkownicy mogą dokonać masowej zmiany waluty dla wielu zdarzeń jednocześnie. Opcja ta jest użyteczna zwłaszcza w przypadku wypłat pracowników lub innych powtarzających się transakcji.
Różnice kursowe na rachunku walutowym
Różnice kursowe na rachunku walutowym powstają, gdy dochodzi do wypływu środków pieniężnych w walucie obcej. Wartość tych różnic jest ustalana na podstawie kursu wymiany z dnia wpływu i wypływu środków. W praktyce oznacza to, że każda wypłata środków pieniężnych w walucie obcej może skutkować powstaniem różnic kursowych, które należy odpowiednio udokumentować.
Różnice te nie powstają w przypadku, gdy transakcja jest zawarta w walucie polskiej, mimo że płatność dokonana jest w walucie obcej. Kluczowe jest, aby transakcje były dokumentowane fakturą wyrażoną w polskich złotych, co eliminuje powstawanie różnic kursowych transakcyjnych.
Podsumowanie rozliczeń
Rozliczanie różnic kursowych jest istotnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej, zwłaszcza w kontekście transakcji międzynarodowych. Przedsiębiorcy muszą mieć świadomość, jakie zasady obowiązują w przypadku faktur wystawionych w PLN, a opłacanych w euro. Dzięki nowoczesnym narzędziom księgowym, proces ten może być znacznie uproszczony i zautomatyzowany, co pozwala na dokładniejsze i bardziej efektywne prowadzenie księgowości.
Co warto zapamietać?:
- Rozliczanie faktur w PLN opłacanych w euro wymaga przeliczenia kwoty zapłaty na złote według kursu z dnia poprzedzającego wpłatę.
- Różnice kursowe na rachunku walutowym powstają przy wypłacie środków w walucie obcej, a nie przy transakcjach w PLN.
- Dodatnia różnica kursowa to przychód, a ujemna to wydatek, dokumentowane w KPiR na podstawie dowodów wewnętrznych.
- Nowoczesne systemy księgowe, takie jak wfirma.pl, automatyzują obliczanie różnic kursowych, co minimalizuje ryzyko błędów.
- Możliwość zmiany waluty rozliczenia w programach księgowych jest kluczowa dla prawidłowego rozliczenia dokumentów w różnych walutach.
